Møtereferat 25.oktober 2019

 Styremøte i Stiftelsen Vollan gård

Dato: 25.10.2019 kl 09.00

Innkalles: Per Hvamstad, Steinar Munkhaugen, Ola Rønning, Egil Ween, Anne Laila Fossum, Kristin Lund Austvik, Steinar Munkhaugen

Inviteres: Kjetil Frengstad, Caspar Schärer

Sekretær: Kristin L Austvik

Sak 19/19 Referat fra styremøtet 24.04.2019
Styremøtet 24.04.2019. Referatet fra møtet er utsendt, referatet underskrives i møtet.
Vedtak: Referat fra styremøtet den 13.02.2019 ble godkjent av de frammøtte.

Sak 20/19 Oversikt økonomi

Vekstra har satt opp en foreløpig oversikt over regnskapet så langt i år. Regnskap gjennomgås i møtet. Vi har greid å få ned kostnadene noe. Daglig leder har hatt ansvar for fakturering i år og vil overta betalinger. Dette vil redusere kostnadene til regnskap en god del sammenlignet med tidligere år.
Vi besluttet å flytte over kr 1,5 mill av vedlikeholdsfondet på fastrente med 2 års bindingstid til 2 % rente for slik å få noe bedre avkasting på dette fondet. Det er derfor kommet inn en ekstra konto i bankoversikten.

Vedtak: Styret tar dette til orientering.

Sak 21/19 Prosjektgjennomgang og prosjektvurdering
Det har blitt en rutine at det gis en statusrapport for pågående prosjekter på hvert styremøte.
Økonomien i prosjektene vil for framtiden bli presentert ved hjelp av skjemaet som er laget til formålet. Steinar Munkhaugen har utarbeidet et prosjektvurderingskjema som skal benyttes for alle prosjekter i framtida.

Prosjekter pr. 2019:

• Lekestueprosjektet v/Per Hvamstad: Stiftelsen har nå ei gammel lekestue og ei ny. Den gamle må monteres og settes opp. Den nye må males og det må avklares hvor den skal plasseres. Per Hvamstad har søkt om midler til dekning av arbeidet med å gjøre ferdig lekestuene. Vi  har fått tilsagn om kr 7000,- til dette arbeidet fra Fortidsminneforeningen. Dukkestua er malt av elever ved Kvikne skole, men det mangler å sette inn vinduer og dør. Egil Ween tar ansvar for dugnad for maling av dør og vinduer og montering av disse.
Vi har fått en gave fra leder i husflidslaget, 2 stk dukkevogner som kan stilles ut sammen med den gamle dukkestua dersom den settes opp.

• Brua (råteskade) v/Per Hvamstad: Det er tatt prøver av brua som nå er under vurdering av Ola Grønn Hagen. Når resultatene er klare vet vi om og hva som eventuelt må gjøres med brua for å få satt den i stand igjen. Det har vært ei befaring av brua. Det er ikke kritisk enda, men det er klart at noe må gjøres. Det trengs et forprosjekt for å finne ut hva som skal gjøres med brua. Det rimeligste er antageligvis å bygge en stålkonstruksjon for å holde brua oppe. Alternativt må alle stokkene byttes ut og da bør arbeidet gjøres vinterstid når det er is på elva. Vi må muligens ha med en arkitekt på dette arbeidet. Det må søkes midler til arbeidet med forprosjekt.

• Ferdselsvegprosjektet v/Per Hvamstad: til gjennomføring av dette prosjektet kan vi regne med å få kr 5.000,- i 2019. Deler av disse midlene må brukes til innleie av ekstern hjelp. Så langt er ferdselsvegen kartlagt av arkeolog. Planen er at stien skal merkes i samråd med grunneierne og eventuelt ryddes der det er nødvendig. Vi har ca. kr 55 000 til dette arbeidet.

• Bildespill v/Per Hvamstad: I bildespillprosjektet gjenstår det en del arbeid og en del midler i 2019. Dette er et prosjekt hvor det skal samles inn bilder fra hele Forollhogna-område (alle kommuner omkring) og lages bildespill som kan vises i f.eks nasjonalparksenteret. Det er samlet inn bilder og lagd bildespill for Kvikne/Tynset, men for de øvrige kommunene mangler det enda noe arbeid før hele prosjektet kan ferdigstilles.
Det mangler enda en del avklaringer før dette prosjektet kan fullføres. Per finner ut hva som kan/skal gjøres på dette arbeidet for å ferdigstille dette. Steinar tar opp med regnskapskontoret for en avklaring av om inntekter på dette prosjektet er ført i balansen og hva som eventuelt gjenstår.

• Sør-samisk utstilling v/Per Hvamstad: I den sør-samiske utstillinga gjenstår det en del arbeid og en del midler i 2019.
Det mangler enda en del avklaringer før dette prosjektet kan fullføres. Per finner ut hva som kan/skal gjøres på dette arbeidet for å ferdigstille dette. Steinar tar opp med regnskapskontoret for en avklaring av om inntekter på dette prosjektet er ført i balansen og hva som eventuelt gjenstår.

Sak 22/19 Arrangementer 2019

Hvilke arrangementer har blitt gjennomført og hvordan har det gått?

Den 11 juli ble det gjennomført ei gruvehistorisk vandring med Bjørn Ivar Berg fra Bergverksmuseet på Kongsberg. Per hadde ansvar for dette. Det var ca. 30 deltakere på dette arrangementet som foregikk inne ved gruvene ved Odden. Til dette prosjektet fikk vi til sammen kr 5000,- av Tynset og Alvdal kommuner.

Den 19. juli ble filmen «Prognose Innerdalen» vist i nasjonalparksenteret. Vi fikk skjenkebevilling til dette arrangementet. Kristin og Ola gjennomførte arrangementet. Det kom ca. 50 stk. på dette arrangementet.

Anne Laila arrangerer en konsert i kapellet med Acoustic Eidolon i kapellet den 2. november.

Sak 23/19 Eventuelt/orienteringer

Julebord; det er Stiftelsen sin tur å arrangere det årlige julebordet for Stiftelsen, Kvikne utmarksråd og Kvikne Fjellstyre. Vi avklarer når og hvor julebordet skal avholdes i møtet.

Kristin hører med skola og hotellet angående julebord.

Neste møte blir når regnskapet er klart på nyåret.

Norsk ørretfiskefestival og Vollandagen ble gjennomført første helga i august på Vollan. Styret for fiskefestivalen hadde ansvar for festivalen og Kristin hadde ansvar for Vollandagen som ble avholdt søndag 4. august.

Ola og Steinar tar et møte med fiskefestivalstyret om framtida for festivalen på Vollan.