REFERAT FRA ÅPENT MØTE PÅ VOLLAN 6.april 2017

Referat fra åpent møte 6.april

REFERAT FRA ÅPENT MØTE PÅ VOLLAN

Torsdag 6. april inviterte styret for Stiftelsen Vollan gård til åpent møte på Vollan. Bygdefolket var invitert for å få informasjon fra styret og for å gi innspill til styret på hva de kan bidra med for utviklingen på Vollan. 14 personer deltok på møtet.

Leder for styret per Hvamstad innledet til diskusjon ved å fortelle litt om Vollans historie og utvikling. Han orienterte også om stiftelsens arbeid og utfordringer.

Synspunkter som kom fram var bl.a.:

Bygdefolket ønsker mer informasjon fra styret om aktivitetene på Vollan og styrets arbeid gjennom året.
Mer informasjon fra styret vil gjøre det enklere å få bygdefolket til å engasjere seg for Vollan, både med hensyn til mulige aktiviteter og arrangementer, og i forhold til å skape vilje til dugnadsinnsats når det er ønskelig.
Styreleder Per Hvamstad understreket at Vollan er avhengig av bygdefolkets dugnadsinnsats ved arrangementer og for stell og pleie av uteområdet.
En «forening» som Vollans venner el. lign. hadde vært ønskelig.
Vollan trenger aktiviteter som kan bidra til inntekter.
Det ble oppfordret til tettere samarbeid mellom stiftelsens styre og Kvikne utmarksråd. Et mål kan være at disse instansene i samarbeid starter samtaler for å utvikle et prosjekt der målet i fellesskap kan være å få etablert en stilling på Vollan som både dekker stiftelsens behov for en daglig leder og som også kan utføre tjenester for Kvikne utmarksråd.
Det var ønske om informasjon om hvordan midlene på vedlikeholdsfondet planlegges brukt.
Stiftelsens styre ønsker å arrangere et nytt åpent møte ved en senere anledning for å få ytterligere innspill og deltakelse i Vollans utvikling fra bygdefolket.

Oppsummering fra møtet:

Styret vil framover legge referatene fra styremøter og annen nyttig informasjon ut på kvikne.no. Det innledes samtaler med Kvikne utmarksråd i tråd med forslaget som kom fram på møtet. Styrets planer for 2017 mht vedlikehold er å male vinduene på Lossius-låna, reparere taket på Lossius-låna og starte arbeidet med utskifting av bunnstokkene i to rom i stallen, samt legge nytt gulv i disse rommene. Styrets plan for vedlikehold av Vollan i årene framover skal justeres. Denne kan legges ut til informasjon når den er klar.

Protokoll fra styremøte 6.april

Protokoll

fra styremøte i Stiftelsen Vollan gård

Dato: 06.04.2017

Sted: Vollan gård

Tilstede fra styret: Per Hvamstad, Kristin Lund Austvik, Steinar Munkhaugen, Egil Ween og Ola Rønning

Varamedlemmer: Caspar Schärer

Forfall fra styret: Anne Laila Fossum og Kjetil Frengstad (vara).

Andre tilstede: Bernt R. Hansen, sekretær

Sak 1/17 Konstituering av nytt styre

Kvikne utvikling hadde før møtet varslet at Egil Ween er oppnevnt som ny representant for

Kvikne utvikling i styret for Stiftelsen Vollan gård. Han overtar etter Jan Haugan.

Det var ikke varslet andre endringer av styrerepresentanter.

Vedtak:

Styrets sammensetning framover, og ansvarsfordeling i styret

Navn Funksjon Representant for

……………………………………………………………………………………………..

Per Hvamstad Leder Tynset kommune

Steinar Munkhaugen Nestleder Orkelbogen friluftssenter

Anne Laila Fossum Medlem Kvikne fjellstyre

Kristin Lund Austvik Medlem Tynset kommune

Ola Rønning Medlem Kvikne utmarksråd

Egil Ween Medlem Kvikne utvikling

I det nye styret får styremedlemmene følgende ansvarsområder:

Per Hvamstad Styreleder

Steinar Munkhaugen Økonomi

Anne Laila Fossum Arrangementer

Ola Rønning Vedlikehold

Kristin Lund Austvik Naturbaserte arrangementer

Egil Ween Forollhogna

Kjetil Frengstad Forollhogna

Caspar Schärer Arrengementer

Egil Ween ber Kvikne utvikling om å oppnevne et personlig varamedlem for Ween.

Sak 2/17 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 01.11.2016

Vedtak:

Protokollen ble godkjent

Sak 3/17 Regnskapet for 2016

Regnskapet ble gjennomgått og kommentert. Betydelig høyere inntekter i 2016 enn i 2015 skyldes tilskudd til 4 ulike prosjekter fra Miljødirektorratet. Tre av disse prosjektene pågår fortsatt, og vil medføre utgifter i 2017. På utgiftssiden var kostnadene betydelig høyere i 2015 enn i 2016. Dette skyldes vedlikehold av vindskier og andre tiltak på taket på stallen. Høye utgifter til revisjon ble kommentert. Regnskapet for 2016 er enda ikke revidert. Det som mangler for at regnskapet skal kunne avsluttes er vareliste og utskrifter fra betalingsterminal for to uker sommeren 2016. Dette skal være klart til neste styremøte.

Vedtak:

Styret tar gjennomgangen av regnskapet for 2016 til etterretning. Det innhentes tilbud fra andre revisjonsselskaper enn det som benyttes pr. i dag. Godtgjøring til styret for 2016 utbetales så snart som mulig.

Sak 4/17 Planlegging av sesongen 2017

Det er avklart hvem som skal være sommervert kommende sesong. Foreløpige planer for program 2017:

Gruvevandring i månedsskiftet juni/juli med Bjørn Ivar Berg. Vollan-dager blir 19. og 20. august. Disse avsluttes med Brattbost-konsert med Ringsakeroperaen og utdeling av talentpris på Kvikne samfunnshus.

Hele styret oppfordres til å tenke på aktuelle aktiviteter, foredrag, konserter eller annet, både i forbindelse med Vollan-dagene og til andre arrangementer gjennom året.

Sak 5/17 Prioritering av ordinært vedlikehold og restaureringsarbeider i 2017

Styret diskuterte aktuelle tiltak i 2017 og hva som bør gjøres på lengre sikt. Leiv Sundset, som arbeidet med vedlikeholdsoppgaver på Vollan i 2016, ryddet to rom i stallen, og la til rette for legging av nye gulv i disse rommene. Det ble avdekket behov for utskifting av bunnstokker. Kvikne-hytta har kommet med anbud på kr 77 000 for nødvendig arbeid med utskifting av stokkene og legging av nye gulv. Sundset skrapte og kittet vinduene på Lossius-låna, slik at disse nå er klare for maling. Det har løsnet noen skiferheller på taket på Lossius-låna.

Styret ønsker å bearbeide eksisterende vedlikeholdsplan, slik at denne angir nødvendig vedlikeholdsbehov for de nærmeste tre årene fra og med 2018.

Vedtak:

Vedlikehold som skal utføres i 2017:

Lossius-låna:

Leiv Sundset engasjeres i inntil to måneder for å male vinduene. Nødvendig vedlikehold på taket utføres.

Stallen:

Kvikne-hytta engasjeres for å utføre utskifting av bunnstokker i henhold til tilbudet de har gitt til denne jobben.

Ola Rønning og Steinar Munkhaugen får ansvar for å utarbeide tilstandsrapport over boligmassen på Vollan som kan danne grunnlag for å utarbeide en plan for vedlikeholdsarbeider de kommende tre år fra og med 2018.

Sak 6/17 Status for prosjektene som finansieres av Miljødirektoratet

Utendørs utstilling ved gammen ved Svartsjøen

Utstillingen av samiske kulturminner i Forollhogna skal tilpasses en utendørs utstilling. Det jobbes med å utarbeide en variant av MDs krav til utstillinger, i tre. Utstillingen vil bestå av tekster, bilder og kart. Planlegges ferdig sommeren 2017.

Bildespill

Bildespill som presenterer Forollhogna og randsonene (de ulike bygdene rundt parken) er under utarbeiding. Skal inneholde noen felles bilder som kan benyttes på alle info-punktene, og noen bilder som er fra de ulike bygdene (Kvikne, Vingelen, Dalsbygda osv). Fotografer på Kvikne er orientert om prosjektet og vil bidra med bilder. Samarbeid med de andre bygdene rundt Forollhogna. Planlegges ferdig sommeren 2017.

Fornying av utstillingen på Vollan

Kristin Austvik og Heidi Ydse arbeider med dette prosjektet. Planlegger gradvis utskifting av eksisterende utstilling med nytt materiell, med fokus på fjelløkosystemet i Forollhogna. Trinn 1 skal være ferdig til kommende sesong. Gjelder utstillingen i 2. etasje i fjøset.

Sak 7/17 Oppsummering av det åpne møtet holdt 06.04.2017

Det møtte totalt 14 personer på det åpne møtet, der styret for stiftelsen hadde invitert bygdefolket for å gi informasjon om Vollan, og få innspill på hva bygda ønsker av Vollan. Styret ønsket også innspill på hva bygdefolket kan bidra med i utviklingen av Vollan framover.

Synspunkter som kom fram var bl.a.:

Bygdefolket ønsker mer informasjon fra styret om aktivitetene på Vollan og styrets arbeid gjennom året.
Mer informasjon fra styret vil gjøre det enklere å få bygdefolket til å engasjere seg for Vollan, både med hensyn til mulige aktiviteter og arrangementer, og i forhold til å skape vilje til dugnadsinnsats når det er ønskelig.

Styreleder Per Hvamstad understreket at Vollan er avhengig av bygdefolkets dugnadsinnsats ved arrangementer og for stell og pleie av uteområdet.
En «forening» som Vollans venner el. lign. hadde vært ønskelig

Vollan trenger aktiviteter som kan bidra til inntekter.
Det ble oppfordret til tettere samarbeid mellom stiftelsens styre og Kvikne utmarksråd. Et mål kan være at disse instansene i samarbeid starter samtaler for å utvikle et prosjekt der målet i fellesskap kan være å få etablert en stilling på Vollan som både dekker stiftelsens behov for en daglig leder og som også kan utføre tjenester for Kvikne utmarksråd.
Det var ønske om informasjon om hvordan midlene på vedlikeholdsfondet planlegges brukt.
Stiftelsens styre ønsker å arrangere et nytt åpent møte ved en senere anledning for å få ytterligere innspill og deltakelse i Vollans utvikling fra bygdefolket.

Sak 8/17 Eventuelt