Protokoll fra styremøte 27.november 2018 Minimer

Protokoll fra styremøte i Stiftelsen Vollan gård
Dato: 27.11.2018, KL. 11.00-14.00
Sted: Vollan gård

Tilstede fra styret: Per Hvamstad, Steinar Munkhaugen, Ola Rønning, Egil Ween, Anne Laila Fossum, Kristin Lund Austvik
Forfall fra styret:
Andre tilstede:

Sak 12/18 Referat fra styremøtet 11.04.2018
Referatet er sendt ut og ble også lagt fram i møtet.
Vedtak: Referatet ble godkjent.

Sak 13/18 Referatsaker
Sommersesongen og arbeidet sommerverten la ned har fungert veldig bra. Dugnaden gikk også greit. Samarbeidet med fiskefestivalen fungerte utmerket og de har uttrykt et ønske om å være på Vollan til neste år også.
Per Hvamstad har hatt et møte med ny nasjonalparkforvalter, Eli Grete Nisja, og informert henne litt om Vollan og Stiftelsen.
Det har vært et møte mellom Stiftelsen Vollan gård og Levende bygder. Møtet gikk greit, men det er en del uklarheter i referatet og mulig er det noen misforståelser ute og går. Per ønsker et nytt møte med Levende bygder og den politiske komiteen i kommunen.
Tas til orientering.

Sak 14/18 Økonomi
Per gikk gjennom kontobeholdningen og balansen. Stiftelsen betaler hver måned på et lån til Tynset kommune for garasjen. Dette bør sjekkes om det bør betales helt ned, eller om det er mulig å betale bare et par ganger i året for å få ned kostnader til regnskapsføring. Per gikk gjennom regnskapet så langt i år. Stiftelsen har en dialog gående med Miljødirektoratet om den årlige tildelinga av midlene til Vollan som infosenter for Forollhogna nasjonalpark. Utgiftene til revisjon og regnskap er ganske høye. Det er mulig å redusere en del av kostnadene til regnskap ved å gjøre mer av fakturering etc. selv. Mulig kan vi også redusere kostnadene til revisjon, men dette må sjekkes nærmere.
Reskontro: fakt 100 strykes fra reskontrolista.
Per skal undersøke nærmere om det er mulig å momsregistrere stiftelsen for å få refusjon på momsen. Omregistrering av Stiftelsen til en annen organisasjonsform kan også være en løsning for å slippe revisjon. Steinar Munkhaugen sjekker nærmere om denne muligheten. Avtalen med Vektstra skal fornyes fra 2019, så da bør det hentes inn kostnadsoverslag fra flere aktører.
Det er lagt et utkast til avtale om salg av sekretærtjenester fra Kvikne Utmarksråd til Stiftelsen Vollan gård. Per la fram avtaleforslaget. Det må inn en setning om at daglig leder også skal
arbeide med prosjektsøknader og oppfølging av disse og eventuelt etter nærmere ordre fra styreleder eller styret. Det bør også inn en setning om årlig betaling etter avtale.
Vedtak: Gjennomgangen tas til orientering. Det undersøkes om lånet til kommunen bør betales ned i sin helhet nå, eventuelt om man kan betale et par ganger i året på lånet istedenfor hver måned. Styrehonoraret for 2018 utbetales ihht tidligere satser. Daglig leder tar kontakt med Bjørkan og Regnskap og kontorsevice A/S for kostnadsoverslag på regnskapsføring. Steinar Munkhaugen sjekker nærmere muligheten for å omregistrere Stiftelsen for slik å slippe revisjon. Det må inn en setning i avtaleforslaget mellom Stiftelsen og Kvikne utmarksråd om at daglig leder også skal arbeide med prosjektsøknader og oppfølging av disse og eventuelt etter nærmere ordre fra styreleder eller styremedlemmer. Det må også inn en setning om at avtalens maksimale omfang avtales årlig.

Sak 15/18 Praktiske justeringer/tiltak
Gjennomgang med brannvesenet 28.05.2018. Ola Rønning og daglig leder var med på denne. Det er enkelte ting som bør gjøres noe med i forhold til brannsikring. Brannhydrant og noe bedre skilting om rømningsveger ble blant annet nevnt. Det ble ikke nevnt på gjennomgangen, men Ola foreslår at det også skaffes stiger for rømningsveger i 2. etg.
Telefonen er sagt opp og det er lagd en avtale med Kvikne Utmarksråd om å benytte deres telefonnummer for å få ned utgiftene til telefon.
Det er også lagd en utleieavtale som skal benyttes ved utleie av lokaler. I denne står det litt om reglement, betaling og diverse informasjon om branntegninger, slokkeutstyr og sikringsskap.

Sak 16/18 Prosjektoversikt
Gangbrua; det er gjort noe vedlikehold på brua i sommer, men denne må det gjøres mye mer med i framtida, men hvor mye det haster er usikkert. Steinar Munkhaugen foreslår at vi benytter en autorisert fagmann som kan si noe mer sikkert om hvor mye det haster å få satt i stand denne, slik at vi kan begynne å planlegge og søke midler til dette. Det bør innhentes en pris på dette.
Lekestua; det er brukt kr 50.000,- til denne. Det er kommet inn kr 25.000,- fra Fylkeskommunen til dette, så prosjektet er gått 25.000,- i minus. Det må avklares hvor dette tapet skal føres.
Prosjektet «Ferdselsveg» er i gang og Vegard Hyttbakk er engasjert på dette. Dette er et prosjekt som finansieres av Forollhogna nasjonalparkstyre gjennom midler de har fått for samleprosjektet «Det levende fjellet» som består av mange mindre prosjekter i bygdene omkring Forollhogna.
Prosjektet om sør-samisk info ved svartsjøen er stilt i bero i avvente av ny besøksstrategi for Forollhogna nasjonalpark og infomal fra Miljødirektoratet som skal følges for skilting og informasjon i og ved verneområder.
Prosjektet felles bildespill har det ikke skjedd noe med i 2018. Kviknevarianten er klar, men det er skjedd lite i andre bygder.
Prosjektet om stoler til kapellet er i gang. De 42.000,- fra Kvikne bygdekvinnelag og Kvikne husflidslag er kommet inn på konto, så det må bare avklares hvilke stoler som skal skaffes. Steinar la fram et forslag til en prosjektoversikt for stiftelsen.
Vedtak: Det tas kontakt med Norconsult for å få tatt en kjerneprøve av gangbrua. Utgiftene til dokkestua føres av vedlikeholdskontoen. Prosjektoversikten Steinar la fram skal benyttes for alle prosjekter i framtida.

Sak 17/2018 Planer og prosjekter i 2019
Ola foreslår at P-plassen utvides, både for å få mindre areal å klippe og for å få mer parkeringsplass. Massen som må fjernes kan selges som matjord mm. for å finansiere utgiftene til dette.
Det trengs en ny oppvaskmaskin, så det går raskere å vaske kopper ved utleie. Det bør også lages noe mer oppbevaringsplass for bøtter mm, som nå står i trappeoppgangen.
Lysene i kjelleren fungerer ikke, dette bør det ses nærmere på.
Det må sjekkes hva det koster for å sette ned en brannhydrant og søkes midler til dette formålet.
Det må ses på muligheter for tilbygg på fjøset og handicaptilgang på hovdlåna og inn på toaletter.
Plan for vedlikehold i 2019 ble framlagt, både av vedlikehold som skal gå av vedlikeholdsfondet og av tiltak som ikke kan trekkes av dette fondet. En del av tiltakene kan antageligvis utføres av sommerhjelpa og det andre har Kviknehytta vært på befaring på.
Per Hvamstad ønsker at det andre rommet i stallen settes i stand. Steinar Munkhaugen reiste spørsmål om hva lokalet skal benyttes til, hva som skal gjøres og hvordan man kan få inntjening på dette prosjektet. Til det bærende i bygget (bærekonstruksjonen) er det klart at dette kommer inn under kriteriene i fondet, men ut over det må det vurderes hvordan midlene kan benyttes.
Vedtak: Stiftelsen tar sikte på samme drift i 2019 som i 2018. Det lages en skisse med forslag til utvidelse av P-plassen. Ola og Kristin får styrets fullmakt til å skaffe ny oppvaskmaskin og en plass til bøtter mm. Elektriker tilkalles for å se på lysene i kjelleren. Ola sjekker priser på å få satt opp brannhydrant og det søkes midler til dette når kostnadsoverslaget er klart.
Per ser på hva som må til for å tilfredstille krav til handicaptilgang.
Ola sjekker opp pris på brannstige. Per Hvamstad innhenter kostnadsoverslag på ny bærekonstruksjon og gulv i det andre rommet i stallen.

Sak 18/2018 Eventuelt
Neste styremøte; dette blir i januar 2019. Ola kom med innspill på at møtene enten legges tidligere på dagen eller på kveldstid i framtida.