Protokoll
fra styremøte i Stiftelsen Vollan gård
Dato: 11.04.2018, KL. 10-13
Sted: Vollan gård
Tilstede fra styret: Per Hvamstad, Steinar Munkhaugen, Ola Rønning og Ola Vormeland
Forfall fra styret: Anne Laila Fossum, Kristin Lund Austvik, Kjetil Frengstad og Egil Ween
Andre tilstede: Bernt R. Hansen, sekretær
Sak 6/18 Referat fra styremøtet 18.01.2018
Vedtak: Referatet ble godkjent
Sak 7/18 Regnskapet for 2017
Regnskapet for 2017 ble framlagt og gjennomgått. Tilskudd som er innvilget er nå periodisert slik at inntektene fordeles på de årene der midlene blir benyttet. Det ble lagt fram et skjema som kan benyttes for framtiden, der alle prosjekter kan legges inn og periodiseres slik at det blir enklere å holde seg orientert om økonomien i de ulike prosjektene.
Vedtak: Regnskapet for 2017 ble godkjent
Sak 8/18 Organisering av driften av Vollan fra 1. mai 2018
Bernt R. Hansen trer ut av stillingen som daglig leder for Vollan fra og med 1. mai 2018. Det er tatt kontakt med styret i Kvikne utmarksråd (KUR) for å undersøke om KUR kan overta noen av funksjonene som Hansen har hatt.
KUR har pr. i dag to ansatte, men det vurderes å ansette en person til, noe som vil sette KUR lettere i stand til å påta seg nye arbeidsoppgaver.
Det må avtales et møte med KUR der organiseringen av arbeidet for Vollan fra 1. mai 2018 blir drøftet.
Bernt R. Hansen vil rydde i dokumenter og overlevere permer med de dokumentene som bør beholdes på Vollan. Dette gjelder også regnskapspermer for de senere årene.
Blant forhold som må avklares er:
Kan/bør Kristin L. Austvik fortsette som styremedlem i Stiftelsen Vollan gård dersom hun samtidig skal være sekretær for styret?
Funksjon som sekretær for styret, håndtering av post, renhold, utleie, regnskap/revisjon m.m.
Med det nye regimet for drift av Vollan fra 1. mai 2018 er det aktuelt å minne om den oppgavefordelingen som styret tidligere har blitt enig om seg imellom:
Per Hvamstad, styreleder: overordnet ansvar, søknader, antikvarisk ansvar, vedlikehold
Steinar Munkhaugen, nestleder: Økonomi-styring, skaffe og ebarbeide bidragsytere, vedlikehold
Anna Laila Fossum: Arrangement
Kristin Lund Austvik: Nasjonalparksenteret faglig innhold, Forollhogna/Knutshø
Egil Ween: Uteareal, bygdekontakt, Forollhogna kontakt på bygda
Ola Rønning: Vedlikehold, tilsyn vatn, strøm, brannvern
Varamedlemmene bør også bli benyttet
Møtet med Kristin L. Austvik i KUR bør holdes så snart som mulig
Vedtak: Per Hvamstad og Steinar Munkhaugen gis fullmakt av styret til å møte Kristin L. Austvik i KUR for å avklare hva KUR kan påta seg av oppgaver for Vollan.
Sak 9/18 Sommeren 2018 på Vollan
Nikoline Svergja ønsker sommerjobb på Vollan kommende sommer. Styret vil foreta en vurdering av hvor mye ressurser som kan benyttes til sommervert. Det skal gjøres en vurdering av om det kan være aktuelt å endre litt på åpningstidene i forhold til de tidene man har operert med de senere årene.
Det ble nevnt at det er viktig å holde veien over jordet, mellom brua og Vollan, åpen og i orden. Dersom veien er god kan det kanskje bidra til at flere går en tur til Vollan.
Vedtak: Per Hvamstad gis fullmakt til å inngå arbeidsavtale med Nikoline Svergja.
Sak 10/18 Prosjektgjennomgang
Det har blitt en rutine at det gis en statusrapport for pågående prosjekter på hvert styremøte.
Økonomien i prosjektene vil for framtiden bli presentert ved hjelp av skjemaet som er laget til
formålet. Status og videre arbeid med prosjektene inneværende år er referert i notat skrevet av
Per Hvamstad. Notatet ble gjennomgått på styremøtet og er vedlagt dette referatet.
Sak 11/18 Eventuelt
Ola Rønning og Steinar Munkhaugen vil sette opp en plan for vedlikehold for årene 2018, 2019 og 2020. Planen skal nevne ulike vedlikeholdsoppgaver og skal også inneholde et budsjett der det legges opp til å benytte midler fra vedlikeholdsfondet i takt med det forbruket som kommunen skisserte i sitt vedtak den gangen bevilgningen til fondet ble vedtatt.
I 2018 skal en tilstandsvurdering av brua og nye låvebruer på stallen prioriteres.
Steinar Munkhaugen presenterte en idé om at det burde etableres et regnskapskontor (en person) på Kvikne, som kunne føre regnskap for ulike lag og foreninger på Kvikne som har behov for hjelp til regnskap. Kontorsted kunne være på Vollan.
Foreløpig ikke bestemt
Det ble orientert om at KUR har avsatt kr 20 000 pr år i tre år for å forsøke å få fiskefestivalen gjennomført og videreutviklet.
