Protokollfra styremøte 18.januar 2018 Minimer

Protokoll

 

fra styremøte i Stiftelsen Vollan gård

 

Dato:                          18.01.2018, kl. 0900 – 1200

 

Sted:                           Vollan gård

 

Tilstede fra styret:      Per Hvamstad, Steinar Munkhaugen, Anne Laila Fossum, Kristin Lund Austvik, Ola Vormeland

 

Forfall fra styret:        Ola Rønning

 

Andre tilstede:            Bernt R. Hansen, sekretær

Gry-Wibeke Odden deltok under første del av møtet, sak 3/18

 

 

Sak 1/18                     Godkjenning av protokoll fra styremøtet 21.11.2017

 

Steinar Munkhaugen kommenterte at hans synspunkter i forhold til å rapportere fra stiftelsens ulike prosjekter ikke var tatt inn i protokollen. Han har nå presisert sine synspunkter i forhold til rapportering fra prosjektene i forhold til økonomi.

 

Vedtak:

 

Protokollen fra styremøtet 21.11.2017 ble godkjent

 

Sak 2/18         Tynset kommunes støtte til Stiftelsen Vollan gård

 

Siden 2008 har Tynset kommune støttet Stiftelsen Vollan gård med en 20% stillingsressurs til daglig leder-stilling ved stiftelsen. Da kommunestyret i des. 2017 vedtok kommunens budsjett for 2018 og økonomiplanen for perioden 2018 til 2021 ble stillingsressursen (lønn) som daglig leder fjernet og erstattet med et tilskudd på kr 75 000 pr. år til Stiftelsen Vollan gård. Stiftelsen må derfor drøfte hvordan den ønsker å tilpasse seg til den nye situasjonen.

Tynset kommune har i brev til stiftelsen varslet at den vedtatte endringen bør være gjennomført i løpet av tre måneder.

 

Styret drøftet den nye situasjonen og ønsker bl.a. å undersøke om noen av oppgavene knyttet til drift av Vollan kan gjennomføres ved at tilskuddet blir benyttet til kjøp av tjenester, f.eks. fra Kvikne utmarksråd (KU). Styret ønsker at Stiftelsen tar kontakt med KU for å undersøke dette nærmere.

 

Daglig leder ble bedt om å sette opp en liste over de viktigste oppgavene som ligger til drift av stiftelsen, slik at en slik oversikt foreligger før en tar kontakt med KU.

 

Vedtak:

Daglig leder setter opp en oversikt over de viktigste oppgavene som ligger til driften av Stiftelsen Vollan gård.

Styreleder i stiftelsen tar kontakt med styreleder og daglig leder i Kvikne utmarksråd for å avklare om drift av stiftelsen kan kjøpes som en tjeneste av Kvikne utmarksråd.

 

Sak 3/18         Initiativ fra Gry-Wibeke Odden om bruk av Vollan

 

Gry-Wibeke Odden har kontaktet Stiftelsen Vollan gård med ønske om et samarbeid. Hun deltok på møtet for å legge fram sine idéer for styret. Gry-Wibeke ønsker å utvikle sin egen arbeidsplass, og ønsker å benytte Vollan gård som basis for dette. Hun la fram tanker om arrangementer, lokalmatutsalg, guiding/drifting av Vollan m.m. Hun hadde også tanker om tilpassninger av bygningsmassen som burde gjennomføres for at det skal ligge bedre til rette for arrangementer. Dette gikk bl.a. ut på bedre toalettfasiliteter og universell utforming.

 

Styret drøftet Gry-Wibekes innspill. Hennes forslag ble oppfattet som et positivt initiativ, og at det er i tråd med styrets ønsker for bruk og aktiviteter på Vollan. Samtidig ble det sagt at stiftelsen ikke har mulighet til å gjøre store endringer eller tilbygg til bygningsmassen slik stiftelsens økonomi er nå.

 

Styret ønsker at styreleder og daglig leder tar kontakt med Gry-Wibeke for å diskutere om det er mulig å få til et samarbeid fra og med sommersesongen 2018. Gry-Wibeke kan tilbys å få disponere Vollan vederlagsfritt kommende sommer mot at hun tar oppdraget som sommervert, holder Vollan åpent for publikum med omtrent samme åpningstider som tidligere, overtar lista med bestilte arrangementer og tar ansvar for å legge til rette for at disse blir gjennomført på en god måte. Gry-Wibeke kan om dette gjennomføres få inntektene fra de aktivitetene hennes arbeid på Vollan genererer.

 

Vedtak:

Styreleder og daglig leder gjennomfører et møte med Gry-Wibeke Odden der det avklares om et samarbeid kommende sommer lar seg gjennomføre slik styret har skissert.

 

Sak 4/18         Prosjekter på Vollan 2018

 

Prosjektene «Bildespill» og «Utendørs utstilling» med tilskudd fra MD planlegges avsluttet ila sommeren 2018.

 

Det levende fjellet

Stort prosjekt der Vollan har fått et delprosjekt som går på kartlegging og merking av gamle ferdselsveier gjennom Kvikne. Går over 4 år, med kr 50 000 til Vollan i 2018 og kr 75 000 pr år de tre påfølgende årene 2019 til 2021. Vegar Hyttebakk vil bli engasjert til å utføre noe av arbeidet i dette prosjektet.

 

Kapellet

Det må arbeides videre med innredning. Tiltak i kapellet krever ekstern finansiering. Vollan har nylig fått gave på kr 45 000 fra Kvikne husflidlag og Kvikne bygdekvinnelag øremerket nye stoler/benker i kapellet. Gaven er oppsparte midler i de to foreningene etter overskudd fra tidligere Vollan-dager.

 

Leikestue fra 1850

En gammel leikestue, oppført på Vollan i 1850, er nå tatt fram fra stallen. Meskano er engasjert for å lage en kopi. Det er søkt om midler til å restaurere den opprinnelige leikestua. Planlegges åpning/avduking av leikestua lørdag 23. juni 2018.

 

 

Sommersesong 2018

Avklares hvordan denne gjennomføres etter samtaler med Gry-Wibeke og når det er avklart om søknaden om midler til drift blir innvilget.

 

Sak 5/18         Eventuelt

 

  • Steinar Munkhaugen utformer et forslag til exel-ark som kan benyttes på styremøtene for å rapportere om økonomisk status i de ulike prosjektene
  • Ola Vormeland ønsker kopi av alle møteinnkallinger og referater
  • Styret ønsker at det kjøpes inn ny prosjektor og ny skjerm i møterommet, som begge skal takmonteres
  • Daglig leder ta kontakt med ledelsen for fiskefestivalen og kommentere påstandene om at Vollan tar for høy leie for arrangementet, og at dette delvis er årsaken til at festivalen nå foreslås nedlagt. (Dette ble kommentert i Østlendingen fredag 19. jan.)
  • Neste styremøte/årsmøte:

Foreslås holdt onsdag 14. februar kl. 10.